Strategic Planning Sekretariat PPSW

ImageSekretariat PPSW (Pusat Pengembangan Sumberdaya Wanita) pada tanggal 10-11 Maret 2010 di Hotel Sahira Bogor, telah mengadakan Strategic Planning (SP). Kegiatan tersebut dihadiri oleh seluruh staf Sekretariat yang berjumlah 8 orang, plus 1 orang Ketua Badan Pengurus dan 2 orang Wali Amanah. 

Secara umum SP tersebut bertujuan untuk memperkuat dan meningkatkan kapasitas tim sekretariat dalam mendukung perkembangan Asosiasi PPSW, karena Sekretariat merupakan tim pendukung bagi lembaga-lembaga anggota Asosiasi yang terdiri dari PPSW Jakarta, PPSW Pasoendan, PPSW Borneo, PPSW Sumatra dan Yayasan Raudhatun-Nisa.

ImageProses kegiatan diawali dengan refleksi diri, hal apa yang disukai dan tidak disukai di PPSW saat ini. Kemudian dilanjutkan dengan refleksi didalam tim PPSW, mengapa dahulu tertarik atau mau bergabung dengan PPSW, pertanyaan ini harus dijawab secara jujur oleh peserta, karena ini akan dijadikan sebagai dasar untuk membuat strategi ke depan. 

Kegiatan selanjutnya adalah pemuturan video “Jejak Langkah 20 Tahun PPSW”, video ini diputar kembali untuk mengingatkan visi dan peran PPSW selama 20 tahun mendampingi masyarakat basis, serta proses pendampingan masyarakat dan dinamika PPSW selama kurun waktu tersebut. Ini juga dimakdukan untuk lebih mengenal PPSW, terutama bagi staf-staf Sekretariat yang masih baru. 

ImageSetelah memahami visi dan misi PPSW, kemudian peserta secara berkelompok membuat “mimpi”, membayangkan seperti apa idealnya Sekretariat PPSW yang berfungsi sebaga lembaga pendukung anggota-anggota Asosiasi PPSW. “Mimpi” itu harus berdasarkan nilai-nilai apa yang harus ada di sekretariat, fungsinya serta kelengkapan pendukungnya. “Mimpi” tersebut dituangkan dalam bentuk gambar di atas kertas plano yang diwarnai seindah mungkin. Gambar tersebut kemudian di presentasikan di depan seluruh peserta. 

Sesi selanjutnya adalah membuat Analisa SWOT (Strenght, Weaknes, Opportunity dan Threat) dari uraian tugas masing-masing staf, yang dibuat secara perorangan. Sedangkan Wali Amanah dan Badan Pengurus membuat SWOT kelembagaan Sekretariat PPSW. Hasil analisa SWOT ini kemudian dibacakan di depan peserta, jika masih ada kekurangan peserta yang lain boleh menambahkan. 

ImageDi hari kedua, pagi jam 05.50 peserta jalan pagi bersama mengelilingi Kebun Raya Bogor. Kegiatan ini selain untuk olah raga juga dimaksudkan sebagai tim building.  Melalui jalan pagi bersama ini diharapkan tim Sekretariat semakin kompak dalam melakukan tugas sehari-hari. Perjalanan mengelilingi Kebun Raya Bogor ini bisa selesai dalam waktu 45 menit, sudah termasuk foto bersama di depan Istana Bogor dan melihat-lihat rusa di dalam pagar istana. 

Sesi selanjutnya peserta di bagi dalam 2 kelompok, membuat perencanaan stretegis 2010-2012, untuk menjawab tantangan dalam analisis SWOT masing-masing staf, yang berisis nilai-nilai, fungsi, dan sarana atau peralatan.  Rencana kerja tesebut memuat jenis kegiatan yang akan dilakukan, langkah-langkah, waktu, penanggungjawab dan biaya.Hasil dari rencana kerja ini kemudian dipresentasikan di depan peserta strategic planning untuk ditambahkan dan dikoreksi jika masih ada kekurangan. 

Diakhir kegiatan, masing-masing peserta diberi sebuah album yang berisi foto dari seluruh peserta, kemudian masing-masing peserta menulis hal-hal yang baik (surat motivasi) di sebelah kanan foto tersebut kepada teman yang dituju, untuk memotivasi agar yang bersangkutan bisa lebih baik lagi dihari yang akan datang. (shd)